加强电子文件归档工作的思考/于泽昕

作者:法律资料网 时间:2024-07-21 22:26:47   浏览:9471   来源:法律资料网
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加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


  随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时,如何保障电子文肪有效利用,已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

  电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用,档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中,密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际,将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

  1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统,建立电子文件归档专用子系统,将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时,档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作,选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式,实行统一管理。

  2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件,可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动,开发集中统一的信息管理系统,使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

  必须强调的是:无论采取何种电子文件归档途径,都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性;同时,档案部门都必须积极参与其中,承担业务指导与监督职能,保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

  1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否,都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容;保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠;对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控,保证管理工作的连续性;能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

  2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档,并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

  3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容,并保证其可以随时调用;保证存储归档电子文件的载体长期有效,并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

  4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前,将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交;有条件的单位,负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内,将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘,一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

  对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件,应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上,还应当具体注明相应的密级与保密期限,并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

  电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者,另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

  从某种意义上说,电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题,需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏,年龄偏大,知识结构老化,尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此,必须通过组织业务学习与技术培训等活动,尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力,使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识,如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识,用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次,要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术,并要具有较强的写作、阅读、制图能力,从而提高电子档案的管理水平。

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中关村科技园区管理委员会关于办理因公出入境审批业务的通知

中关村科技园区管理委员会


中关村科技园区管理委员会关于办理因公出入境审批业务的通知


第一条 为做好中关村科技园区因公出国(境)工作,根据国家和北京市有关规定,本着有利开放、提高效率、集中统一、加强服务的原则,特制订本办法。
第二条 中关村科技园区管委会是园区外事工作的领导部门,负责园区内因公临时出国(境)任务的审批;管委会国际合作处是园区外事工作的职能部门和因公临时出国(境)任务审批的工作机构。
中关村科技园区各园区(海淀园、丰台园、昌平园、电子城科技园和亦庄科技园)管委会是各园区外事工作的主管部门,负责因公临时出国(境)任务的初审;各园区管委会设外事部门,负责受理因公出国(境)任务的申请。
第三条 中关村科技园区管委会及其直属各管理部门、中关村科技园区各园区管委会处级以下(含处级)人员,以及在上述园区内注册的高新技术企业,因园区内业务需要或从事与园区内企业有关的经贸、科技活动的180天以内和一年内多次(每次少于180天)的因公临时出国任务由中关村科技园区管委会审批。
第四条 上述人员因公赴香港、澳门从事短期(香港30天以内,澳门20天以内)经贸科技活动事项由中关村科技园区管理委员会审批。其中赴港事项在国务院港澳办核定的年度赴港经贸指标内审批。
第五条 超出上述(第三条和第四条)范围的因公出国(境)事项,由各园区管委会外事部门受理,报中关村科技园区管委会,中关村科技园区管委会负责报市有关归口审批部门按现行规定审批。
第六条 申请组团单位必须是因公出国(境)任务的直接承担者。团长由组团单位人员担任。团组实行团长负责制。
第七条 申请组团单位需按要求填写有关因公出国(境)申请表格(表格可在各园区管委会外事部门索取),经上级主管单位(局级)批准后,办理因公出国(境)人员审查批件。无主管部门的高新技术企业由各园区管委会负责批准并办理因公出国(境)人员审查批件。
第八条 各园区管委会外事部门收到申报材料后,应在2个工作日(不含收件日)内对材料进行初审,并由主管主任在"中关村科技园区管理委员会因公出国、赴港澳任务批办单"上签署意见后将申报表、邀请函和批办单传真至中关村科技园区管委会国际合作处。国际合作处收到上述材料后,在2个工作日内(不含收件日)报管委会主任审批,根据最终审批意见负责为获得批准的出国任务团组出具"中关村科技园区管理委员会出国、赴港澳任务批件",并将批件送至各园区管委会。
第九条 各园区管委会收到批件后,在1个工作日内(不含收件日),由护照签证专办员持批件和其它材料前往北京市外办办理因公护照(通行证)和签证(签注)。办理护照需2个工作日;办理通行证和签注需8个工作日;办理签证的时间按各国使馆规定。专办员应在接到办妥护照签证(通行证签注)的通知后,1个工作日内(不含通知之日),领取并通知组团单位。
第十条 园区内高新技术企业根据业务需要,可享受一年内多次出国一次性审批的优惠政策。
第十一条 出国(境)团组在拿到已做好签证(签注)的护照(通行证)后,自行办理换汇、购票等出国事项。
第十二条 因公出国(境)团组不得擅自在境外延期以及顺访未经批准的国家和地区。因某种特殊原因需延期回国时,需提前7天向中关村科技园区管委会提出延期申请。不得回国后补办延期手续。
第十三条 因公出国(境)团组回国后应在15日内结清外汇;30日内将护照收齐,集中交到各主管局级单位护照管理部门。无主管部门的高新技术企业人员的护照由各园区管委会外事部门按有关规定负责保管。
第十四条 因公出国(境)团组应严格执行各项有关外事规定和外事纪律。若发现违纪违规现象,中关村科技园区管委会有权在一定期限内停止该组团单位因公出国(境)申请资格。
第十五条 申请组团单位如对各园区管委会的出国(境)任务审批工作有意见,可向中关村科技园区管委会申诉;如对中关村科技园区管委会的出国(境)任务审批工作有意见,可向北京市人民政府外事办公室申诉。
第十六条 本办法由中关村科技园区管委会负责解释。
第十七条 本办法未尽事宜,按国家和北京市有关外事工作管理规定执行。
第十八条 本办法自颁发之日起实施。


中关村科技园区请境外经贸科技人员入境管理办法
第一条 中关村科技园区管委会及所属各园区(海淀园、丰台园、昌平园、电子城科技园和亦庄科技园)管委会为该项工作的受理和审批部门。
第二条 中关村科技园区管委会及直属部门、所属各园区管委会以及在上述园区内注册的高新技术企业邀请外国经贸科技人员(不含副部级以上人员和在外国企业中兼职的卸任外国政要)入境从事经贸科技活动的事项,由所在园区管委会审批。
第三条 上述(第二条)单位邀请香港、澳门经贸科技人员(不含特区政府官方人员)来内地从事经贸科技活动的事项,由所在园区管委会审批。
第四条 其它邀请境外人员入境事项,由所在园区管委会受理,报中关村科技园区管委会,中关村科技园区管委会负责报市有关归口审批部门按现行规定审批。
第五条 各园区高新技术企业邀请境外经贸科技人员入境从事经贸科技活动的事项,须携带营业执照副本、高新技术企业证书复印件,填写"邀请境外人员来京申报表",向所在园区管委会提出申请。
第六条 各园区管委会在收到"邀请境外人员来京申报表"后2个工作日之内(不含接件之日),向符合条件者出具邀请函,通知邀请单位领取,并报中关村科技园区管委会备案。
第七条 本办法由中关村科技园区管委会负责解释。
第八条 本办法未尽事宜,按国家和北京市有关规定执行。
第九条 本办法自颁发之日起实施。


北京市劳动和社会保障局关于印发《北京市社区事业干部参加社会保险实施办法》的通知

北京市劳动和社会保障局


北京市劳动和社会保障局关于印发《北京市社区事业干部参加社会保险实施办法》的通知
北京市劳动和社会保障局


通知

各有关区劳动和社会保障局:
根据《北京市关于加强居委会建设试点工作指导意见》和我市城市管理改革领导小组会议精神,配合全市街道居委会改革工作,我局制定了《北京市社区事业干部参加社会保险实施办法》,现印发给你们,请贯彻执行。

附件:北京市社区事业干部参加社会保险实施办法
根据《北京市关于加强居委会建设试点工作指导意见》,贯彻我市城市管理改革领导小组会议精神,做好我市街道居委会改革工作,现对有关社区事业干部参加社会保险问题规定如下:
一、参加社会保险的人员范围:
从社会上招聘,通过民选街聘在居委会工作的人员(任居委会主任、副主任、委员),均应参加养老、失业、大病统筹三项社会保险。
二、招聘的社区事业干部社会保险费的缴费基数和比例:
1.养老保险按照《北京市企业城镇劳动者养老保险规定》1998年北京市人民政府2号令及相应文件执行。缴费基数以本人招聘到居委会工作后第一个月工资做为当年缴纳基本养老保险缴费基数。第二年,按本人上一年月平均工资做为缴费工资基数。缴费比例为街道按被聘人员个
人缴费工资基数的19%,个人缴费按6%,按月缴纳,今后个人缴费比例的调整按全市统一规定执行。
2.失业保险按照《北京市失业保险规定》1999年北京市人民政府38号令及相应文件执行。缴费基数以本人招聘到居委会工作后第一个月工资做为当年缴纳失业保险缴费基数。第二年,按本人上一年月平均工资做为缴费工资基数。缴费比例由聘用街道承担1.5%,个人承担0
.5%按月缴纳。
3.大病医疗保险参照《北京市地方所属城镇企业职工和退休人员大病医疗费用社会统筹的规定》1995年北京市人民政府第6号令及相应文件执行。缴费按上一年全市职工月平均工资为缴费工资基数,缴费比例由聘用街道承担6%,个人承担1%按月缴纳。
三、有关社会保险缴费年限的认定和衔接:
1.原转业、复员、退伍军人,机关及未参加养老保险社会统筹的事业单位及社会团体的人员,其军龄、在机关、事业单位及社会团体工作的年限视同缴费年限予以认定。
2.已参加养老保险的人员的缴费年限仍按照我市养老保险有关文件规定执行。
3.其他人员的养老保险缴费年限从应聘后开始缴费之月起计算。
四、招聘的社区事业干部在本岗位上工作并按时足额缴纳各项社会保险费用,达到国家规定退休年龄(男60岁,女55岁),今后失业或患病符合大病统筹报销范围的,享受养老、失业、大病统筹三项社会保险的相应待遇标准。
五、街道可集中为所在居委会招聘的社区事业干部,由所在区(县)的社保中心集中开户办理社会保险关系或在属地人事部门、劳动和社会保障部门开办的人才服务中心、职业介绍中心办理社会保险参保手续。招聘的社区事业干部也可个人在人才服务中心、职业介绍中心办理个人存档
并参加社会保险。
本办法由北京市劳动和社会保障局负责解释。



2000年3月13日